Accruals

Unul dintre principiile  contabilitatii este inregistrarea  operatiunilor economico-financiare in momentul efectuarii lor, altfel spus se merge pe ideea contabilitatii de angajamente (spre deosebire de sistemul contabil  pe baza de cash-flow in care  tranzactiile sunt inregistrate in momentul in care cash-ul este incasat sau platit).
In acest context isi fac apariatia 2 termeni : accruals pe de o parte si chetuieli in  avans (sau
prepayments) pe de alta parte.  Accruals se refera cheltuieli care au fost generate dar pentru care inca nu s-a inregistrat factura (una din cauze poate fi chiar faptul ca inca nu s-a emis factura -este cazul utilitatilor care se factureaza la o luna , doua dupa  efectuarea consumului). Scopul este reflectarea cat mai fidela a situatiei financiare a companiei la sfarsitul perioadei.
In practica, de cele mai multe ori cheltuielile nu se cunosc cu exactitate la sfarsit de luna. Sumele pentru facturile de telefonie, apa, energie electrica sunt dependente de consum, si ar putea fi determinate prin citirea contoarelor , de exemplu. Dar acest lucru este mai greu de traspuns in practica. Ceea ce este important este sa sa obtina o estimare cat mai aproape de realitate a  respectivelor consumuri.

De exemplu o firma  are in istoric urmatoarele facturi de energie : pe trimestrul IV 2007- 2000 RON-platita in februarie; trimestrul I 2008 -1800 RON-platita in mai , trimestrul II 2008 -1400 RON -platita in august si  1200 RON pe trimestul III, suma platita in noiembrie. se pune intrebarea cat ar trebui sa inregistram  pentru trimestrul IV al anului 2008 ? Desigur, exista un singur raspuns correct pe care il vom stii in momentul inregistrarii facturii. Pana atunci am putea proceda in felul urmator :
– sa luam in consideram trendul descendent din ultimele perioade si sa estima cheltuiala la 1000 RON de exemplu; acesta nu ar fi insa corect daca luam in cosiderare faptul ca in lunile de iarna consumul este mai mare decat in celelate perioade;
– sa calculam o medie aritmetica a perioadelor si sa aducem acel accrual la un nivel de 1600 RON; insa acest mod de estimare este mult mai potrivit acelor costuri care nu cunosc fluctuatii sezoniere.
– sa consideram un cosum similar cu cel din trimestrul IV al anului 2007, ajustat cu un coefficient care sa reflecte cresterea preturilor la energie ( de ex. 2100 RON )

Cele mai multe aplicatii informatice permit un gestionarea unui sistem care sa reverseze automat acele accruals in perioada urmatoare. Astfel, la sfasitul lunii se vor inregistra in contabilitate aceste sume urmand ca in cursul perioadei urmatoare inregistrarile contabile sa se reverseze, urmate de inregistrarea sumelor reale , pe baza facturilor emise de furnizor.

Ne punem intrebarea cat de usor poate fi aplicat acest principiu in contabilitatea romaneasca, cat de dificila este estimarea acestor cheltuieli si daca din punct de vedere fiscal, putem considera deductibile aceste cheltuieli care se inregsitreaza la sfarsit de luna fara a avea la baza documente justificative(factura).
Momentan firmele romanesti pot usor depasi aceasta situatie fiindca inchiderea de luna curenta  se efectueaza de regula in luna urmatoare,  ceea ce ofera contabililor timp suficient  pentru a putea intra in posesia documentelor necesare. Situatia devine stringenta in cazul marilor companii, unde sistemele de contabilitate realizeaza inchiderea automata a conturilor in ultima zi a lunii , fara posibilitati de ajustare ulterioare.

Accruals la venituri si venituri incasate in avans